Privacyreglement Elephant HRD&M
versie februari 2011
Paragraaf 1 Begripsomschrijvingen
Artikel 1
In dit reglement wordt onder de hierna aangegeven begrippen en termen het volgende verstaan:
a. persoonsgegeven:
een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon
b. persoonsregistratie:
een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd
c. houder:
Elephant HRD&M, ten deze vertegenwoordigd door haar directeur, de heer P. van de Bunt
d. beheerder:
degene die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor de persoonsregistratie of een gedeelte daarvan
e. verstrekken van gegevens:
het ter beschikking stellen van persoonsgegevens uit de registratie.
Paragraaf 2 Kenmerken van de persoonsregistratie
Artikel 2
In dit reglement wordt onder de hierna aangegeven begrippen en termen
het volgende verstaan:
1
Het doel van de persoonsregistratie is het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor het door houder in zijn hoedanigheid als personeelsadviesbureau juist, tijdig en volledig nakomen van met opdrachtgevers gesloten overeenkomsten.
2
In de persoonsregistratie worden niet meer gegevens opgenomen dan voor het doel van de persoonsregistratie noodzakelijk is.
3
De persoonsgegevens worden 5 jaar bewaard.
Artikel 3
In dit reglement wordt onder de hierna aangegeven begrippen en termen
het volgende verstaan:
1
De houder is er mee bekend dat de door opdrachtgevers verstrekte gegevens over cliënten persoonsgegevens zijn in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en dat deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in deze Wet en de overige relevante wettelijke voorschriften is bepaald.
2
De houder behandelt alle informatie over individuele cliënten die hij ten behoeve van de uitvoering van met opdrachtgevers gesloten overeenkomsten verkrijgt vertrouwelijk en draagt er zorg voor dat deze informatie niet aan derden bekend wordt.
3
De houder draagt er zorg voor dat de in het vorige lid bedoelde geheimhoudingsverplichting door zijn personeel en door zijn bij de uitvoering van zijn werkzaamheden ingeschakelde derden wordt nageleefd.
Artikel 4
1
De houder is verantwoordelijk voor het goed functioneren van dit privacyreglement.
2
De houder treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en de volledigheid van de in de registratie opgenomen gegevens.
3
De houder draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van de daarin opgenomen gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging, verstrekking of openbaarmaking daarvan.
4
De houder draagt zorg voor een goede en doelmatige werking van de registratie conform de bepalingen van dit reglement.
Artikel 5
De houder stelt beheerders aan, onder wiens verantwoordelijkheid de dagelijkse zorg voor de persoonsregistratie plaatsvindt. De namen van de beheerders staan in de bijlage “Toegang tot de persoonsgegevens” bij dit reglement.
Artikel 6
In de persoonsregistratie zijn uitsluitend gegevens opgenomen welke ontvangen zijn van:
a. opdrachtgevers
b. individuele cliënten
Paragraaf 3 Rechten van geregistreerden en gebruik van persoonsgegevens
Artikel 7
1
De geregistreerde kan op zijn verzoek kennisnemen van de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens.
2
Een verzoek tot kennisneming van gegevens wordt schriftelijk bij de houder ingediend.
3
Het verzoek wordt binnen vier weken afgehandeld.
4
De gevraagde kennisneming wordt aan de geregistreerde in persoon verleend door het tonen van de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens; vooraf dient de geregistreerde zich te legitimeren.
5
De geregistreerde kan iemand schriftelijk tot kennisneming machtigen; de gemachtigde krijgt pas na legitimatie en overlegging van de schriftelijke machtiging de gevraagde kennisneming.
6
Van de stukken worden desgewenst, tegen kostprijs, afschriften verstrekt.
Artikel 8
1
De geregistreerde heeft het recht te verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van de persoonsgegevens.
2
Een verzoek tot verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens wordt schriftelijk bij de houder ingediend.
3
Het verzoek wordt binnen acht weken na ontvangst afgehandeld.
4
De houder gaat over tot verbetering, aanvulling of verwijdering van de gegevens indien deze feitelijk onjuist, onvolledig of niet ter zake doend zijn; van deze verandering geeft hij de geregistreerde bericht.
5
De houder deelt een eventuele weigering om aan het verzoek te voldoen met redenen omkleed aan de geregistreerde mee en in een zodanige vorm, dat beroep tegen deze weigering kan worden aangetekend.
6
Indien de in lid vier van dit artikel bedoelde verandering gegevens betreft die zijn ontvangen van een opdrachtgever, dan stelt de houder die opdrachtgever in kennis van deze verandering. Tevens meldt de houder aan de geregistreerde dat hij die opdrachtgever over de verandering heeft geïnformeerd.
Artikel 9
1
Gegevens uit de persoonsregistratie kunnen worden verstrekt aan:
a.
binnen de organisatie van de houder werkzame personen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en begeleiding van de geregistreerde, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk;
b.
instituten ten behoeve van wetenschappelijke of statistische doelen, mits de gegevens niet meer herleidbaar zijn tot individuele natuurlijke personen;
c.
derden, indien een wettelijk voorschrift ertoe verplicht de gegevens te verstrekken of indien de geregistreerde schriftelijk toestemming heeft verleend tot gegevensverstrekking.
2
De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.
Artikel 10
1
De houder wijst binnen de organisatie werkzame personen aan die in het kader van de hen opgedragen werkzaamheden rechtstreeks toegang moeten hebben tot de registratie of onderdelen daarvan. Van deze aanwijzing wordt melding gemaakt in de bijlage “Toegang tot persoonsgegevens” bij dit reglement.
2
De beheerder heeft toegang tot de persoonsgegevens voorzover dit voor het beheer van de registratie noodzakelijk is.
3
De houder heeft als zodanig geen toegang tot de persoonsgegevens tenzij dit in verband met zijn verantwoordelijkheden als houder noodzakelijk is.
Artikel 11
1
Indien de houder een uit dit reglement voortvloeiende verplichting niet nakomt kan de geregistreerde zich met een klacht tot de houder wenden.
2
Een dergelijke klacht wordt behandeld overeenkomstig het door de houder vastgestelde klachtenreglement.
Paragraaf 4 Slotbepalingen
Artikel 12
1
De houder draagt conform artikel 27 e.v. van de Wet Bescherming Persoonsgegevens zorg voor aanmelding bij het College Bescherming Persoonsgegevens.
2
Op verzoek wordt aan een individuele cliënt of een opdrachtgever kosteloos een afschrift van dit reglement verschaft.
Bijlage privacyregelement Elephant HRD&M
Toegang tot persoonsgegevens
Beheerders
Mevrouw B. Bol en mevrouw M. van Vliet voorzover het persoonsgegevens betreft die verband houden met de psychologische dienstverlening door Elephant HRD&M. Mevrouw M. van Vliet en mevrouw M. Dienaar voor de overige persoonsgegevens.
Overige personen die toegang hebben
Mevrouw A. Lie Pauw Sam voorzover het persoonsgegevens betreft van een geregistreerde die bij haar als psychologe of coach cliënt is.
De heer B. Fakkeldij voorzover het persoonsgegevens betreft van een geregistreerde die bij hem als psycholoog of coach cliënt is.
De heer S. Horsten voorzover het persoonsgegevens betreft van een geregistreerde die bij hem als psycholoog of coach cliënt is.
De heer P. van de Bunt voorzover het persoonsgegevens betreft van een geregistreerde die bij hem als coach cliënt is.
De heer A. van Vliet voorzover het persoonsgegevens betreft van een geregistreerde die bij hem als coach cliënt is.
De heer A. van Doren voorzover het persoonsgegevens betreft van een geregistreerde die bij hem als coach cliënt s.
Mevrouw B. Bol voorzover het persoonsgegevens betreft van een geregistreerde die bij haar als coach cliënt is.
